电话会议有哪些必备功能?

电话会议具有极高的便利性,目前在各大企业、部门广泛应用。无论是日常办公还是应急沟通,都扮演着重要角色。借助电话网的强大覆盖和电话的极高普及率,无需安装任何APP,电话号码通联全球的优势,电话会议的优势在短时间内无法替代。

那么作为用户如何选择电话会议产品呢?有哪些注意事项呢?为什么有些电话会议系统效果并不理想呢?

今天小编就给大家解答一下,选择电话会议产品的一些疑问。

混音

首先,电话会议是用来开会,用来沟通的,其音质是最重要的。功能做的再花哨,音质不好,也是舍本逐末,失去了电话会议的意义。由于电话会议的音质处理主要和混音技术有一定关系,具有一定难度,早期很多电话会议厂家采用的是假混音的方案,导致很多用户认为电话会议的效果都不好。

实际上这是错误的,你可能是没有选对好的产品。真正的电话会议产品最注重的就应该是音质。核心就是电话会议的混音能力。

混音能力如何判断呢? 作为用户可以从以下几个方面判断。

电话会议的参会人数越多,混音技术要求越高。用户可以要求实际测试,真实的召开几个多人参加的会议感受一下,一般混音技术不过关的电话会议设备,往往会出现噪音、啸叫、掉线、音质差等诸多问题。

另外电话会议的的质量保证一定是参会人全双工的通话。也就是参会人所有人的麦克风都是打开的。有很多电话会议系统要求参会人关闭麦克风,只有一个麦克风讲话,这是混音功能不过关的表现。在实际测试过程中,一定是所有参会人员非静音状态下进行。如混音和回声消除没有过关的设备,往往在十几分钟后会出现掉线、啸叫等问题。

多种会议预订和管理模式

专业的电话会议系统一定会提供多种管理预订模式,以方便用户的电话会议应用。目前主流的电话会议应用采用基于WEB的管理方式,通过网页进行管理和预约。并且支持多用户登陆方式,不同用户管理和预约自己的电话会议。并且可以支持多个会议室同时召开电话会议,互不干扰。

电话会议一般可以分为固定会议、预约会议、周期会议方式。

用户可以创建一个一直 存在的电话会议,无论什么时候召开,都可以快速进入这个会议室的固定会议。

预约会议是在未来的某个时间段召开的会议,只有在指定时间内,参会人才可以进入电话会议室召开会议。

周期会议是一种规律性的预约会议,比如每周一上午9点召开的早会,可以预订这种周期会议,并可以配合电话会议的自动邀请功能,实现每周一9点自动将参会人员电话呼入电话会议室。

多种会议场景模式

专业的电话会议一定要符合客户的专业化需求,并不是一套电话会议场景就可以适合所有用户。比如用户进入离开会议时有无提示,默认是否可以发言,会议是否要录音,会议是否要密码,是否播放等待音乐等等。

即便是一个公司,对电话会议要求也不一样,大型电话会议和小组讨论型电话会议的要求也不一样。而大多数非专业级电话会议只提供一套场景方案,这是不够的。

专业级电话会议提供可编辑的会议场景,根据用户的不同需求配置电话会议的召开场景,在同一套电话会议系统里,不同的会议使用使用不同场景。比如我们创建一个1000的会议室默认要静音,而2000会议室默认所有人都可以讲话。这极大的方便了不同用户对电话会议功能的需求,让效率提升更便利。

多种安全认证模式

安全问题是非常重要的,特别是电话会议自建的用户,一般电话会议提供密码进入会议的方式,但作为专业电话会议系统,这是远远不够的。

专业级电话会议系统提供更多的会议安全认证模式,最简单的会议加锁功能,可以让电话会议召开时,将电话会议加锁,任何人无法进入。

私密会议功能,在创建会议时,指定电话号码,当电话号码匹配上,才允许进入会议,具有极高的安全性。

包括根据主叫号码、根据被叫号码,指定会议时,临时会议室等一系列进入会议的模式,都可以很好的解决用户召开电话会议的安全性顾虑。

集成录音报表能力

电话会议系统一般会集成录音能力,针对会议进行录音,可以更加用户进行下载匹配,也可以结合NAS系统进行自动备份应用,录音功能是重要的电话会议附加功能。

同时,电话会议的报表功能很多企业并不重视,实际上电话会议的报表功能是非常有价值的功能,通过报表功能,可以详细的统计每一个电话会议的参会人数,平均的电话会议时长,电话会议的峰值情况,对于IT人员可以很好的评估电话会议的使用容量问题,对于是否需要扩容,以及投资成本都有重要参考价值。

提供完善的API开发接口

对于大型用户,标准化的电话会议功能可能并不能满足需求。用户需要将电话会议集成到自己的办公OA中,或者与现在使用的企业微信、钉钉等软件进行整合。

一些行业客户,可能需要将电话会议与应急调度等行业软件进行整合,完善的API接口可以方便这种整合,缩短整体开发周期。

专业级电话会议具有众多的电话会议功能,可以满足大多数用户自建电话会议的要求。与IPPBX电话交换机所提供的电话会议完全是两种不同的产物,在自建电话会议的应用时,综合考虑,才能找到适合的产品,让电话会议成为真正提高沟通效率的利器。

 

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