电话会议到底有几种召开方式

电话会议是在办公沟通中最常用的多人沟通手段之一,也是目前为之效率最高,应用最广泛的多人沟通工具。电话会议对于每一个职场人来讲,并不陌生。

你可能每天都在使用电话会议来与你的同事,你的老板,你的客户进行沟通,大一些大型企业中,电话会议的使用量是非常巨大的,但是,很多人对电话会议并不是很了解,电话会议的召开方式也是多种多样的。

电话会议从召开方式上可以分为两个类型,一种为呼入式电话会议(meet-me),一种为邀请式电话会议

呼入式电话会议

也是最常用的一种电话会议模式,会议组织者发起一个电话会议,将电话会议的接入号码、秘密等信息通过电子邮件、短信、社交软件分享给要参加会议的与会者。在约定的时间,所有与会者呼叫会议接入电话号码,输入密码参加电话会议。

这是一种符合商业礼仪的电话会议召开方式,一般用于正式场合的电话会议,比如股东电话会议、面向合作伙伴的电话会议、需要公司领导参加的电话会议等方式。这种方式给人充分的日程安排时间,一般是提前一到两周发出会议信息。

参会人员可以有充足的时间安排日程。

另外在参加电话会议时,参会人员可以选择最适合自己的电话终端和参会地点,可以选择专业的会议话机、手机、桌面电话。根据会议的重要情况和自己所处环境,合理选择参会地点。

 

邀请式电话会议

邀请式电话会议是由电话会议发起者主动邀请参会者,通过直接向参会者发起即时呼叫,立刻将参会者接入电话会议中进行讨论。这种类型的电话会议一般不适合正式的商务场合,适合内部讨论,比较亲密的商业合作伙伴之间的业务讨论,处理应急事物。

邀请式电话会议一般适合比较简短的快速讨论,因为其召开时间的不确定性,所有参会者没人充足时间选择参会地点,并且参会电话也取决于邀请人呼叫哪个电话,容易出现占线、无法接通等问题。

 

电话会议从会议类型上可以分为三个类型,固定式电话会议、预约式电话会议、周期式电话会议

 

固定式电话会议

固定式电话会议广泛应用于各种电话会议系统中,无论何时,随时都可以召开,在电话会议系统中一直存在的一个电话会议室,无论是呼入、呼出随时进入电话会议系统,都可以立即召开的电话会议。比较适合公司内部讨论,召开紧急电话会议。

 

预约式电话会议

预约式电话会议是应用最广泛的电话会议方式,国际上的大型企业也多是采用这种方式召开电话会议,对会议召开的时间、主题、时长进行提前预约,参会人员根据预约时间参加电话会议,适合比较正式的电话会议。

 

周期式电话会议

在一个周期内反复参加的电话会议,比如每周一的上午9点召开电话会议,可以使用周期式电话会议的方式,所有参会成员每个周一的上午九点来参加电话会议,会议组织人不必每周去预定组织电话会议,也避免固定会议一直存在于电话会议系统中所面临的安全问题。

 

 

 

发表评论

电子邮件地址不会被公开。 必填项已用*标注