自建电话会议系统的五个优势

概述
电话会议是企业办公协作中最为便捷和效率最高的沟通方式,无论是大型企业还是中小企业都对电话会议有着强烈的需求,特别是一些大型企业,在沟通协作方面,电话会议的使用频率依然是最高的。目前大家广泛接触的是运营的电话会议平台,但我们也发现,很多大型企业都有自己的电话会议平台,那么为什么大型企业更要自建电话会议平台呢。

根据德西特多年在电话会议领域的经验,我们总结以下五点,把一些大型企业自建电话会议平台的经验与大家分享。

一、与企业现有VOIP通信系统整合
大型企业都具备完善的VOIP语音通信网络,整体信息化建设基础好,能力强。在语音沟通方面企业非常重视,往往使用AVAYA、思科、华为等高端IPPBX设备进行了全公司范围内的语音组网能力建设。通过自建电话会议系统,利用现有VOIP语音通信网络资源,可以进一步将电话会议的使用推进到个人桌面。

通过我们多年来电话会议领域的经验,大多数企业80%的电话会议都是内部人员之间的会议,也就是说大多数会议都是公司内部,不同地点,不同部门的沟通会议,甚至很多电话会议召开,人员全部都在公司内部。而这种情况下,使用运营会议,企业一样要支付高额的电话会议通信费用,一方面企业现有的语音通信网络却没有发挥到建设作用,闲置浪费。
二、现有企业OA、企业微信整合
大型企业的往往具有自己的办公流程,以适应公司的业务要求,从而提高业务能力和效率。运营平台电话会议的功能能力由于是面向成千上万家企业,不可能做到过多的电话会议功能定制,这样会让运营系统变的异常复杂。而自建电话会议系统,每套系统都只服务一个用户,可以针对用户的使用习惯,业务要求进行功能定制化。
德西特自建电话会议平台,还可以与企业的OA平台进行整合,统一的登录和通讯录管理,同时具备与企业微信的整合能力,可以通过API整合,也可以通过定制化的H5界面进行整合,为整合提供多种方案。
如果您已经部署了企业微信,只须通过简单部署就可以把企业自建的电话会议平台整合到企业微信中,通过企业微信、甚至微信,就可以管理、预定电话会议。
三、提高电话会议的使用效率
电话会议运营平台是通过收取会议平台使用通信费的方式获得利润,由于电话会议的特点,一般为多人召开,并且会议时间较长,以德西特多年的电话会议部署经验,一家大型企业的电话会议平均时长在60分钟左右。如10人参加会议,电话会议运营平台会以60分X10人=600分钟计费,所以大型企业使用电话会议的运营平台的成本还是比较高的。这导致很多企业使用电话会议变的异常谨慎,电话会议本来是一种简单快捷的沟通方式,特别是企业日常办公中的沟通协作,使用得当是可以极大的搞企业的办公效率的,但是目前使用运营平台的情况下,变成了层层审批,小心谨慎,导致企业员工使用电话会议进行沟通的意愿下降。

如前所述,以德西特多年来为大型企业部署电话会议系统的经验来看,很多企业80%的电话会议是内部人员之间召开,也就是说,使用电话会议的多是同事之间,甚至都在办公室内部。而这种情况,使用运营平台依然要支付高昂的电话会议通信费。

通过独立部署自建电话会议系统,与大型企业的语音系统进行整合,可以将电话会议的使用推广到桌面,鼓励员工使用电话会议。可以提高沟通效率,同时减少实体会议室资源、视频会议资源的占用。500强公司对这一点的理解是远远走在前面的,几乎都部署了内部的电话会议系统,同时也有电话会议的运营账户、视频会议。对这几种不同方式的沟通工具进行合理规划,不同的沟通手段适合不同的业务需求和人员,现实使用中,并不产生冲突。

四、安全可靠,音质有保障
自建电话会议平台完全部署在企业机房内部,与外部网络隔绝,避免信息安全问题。很多人认为,电话会议的信息安全只是在会议信息泄露上,这种情况是非常严重,但实际上,你的会议参会通讯录等信息,都是非常重要的信息资源,并且这种通讯录的泄露往往无法发现,云端平台可以很容易的获得这些资源,并利用这些资源。
Conference phone in meeting room
同时运营平台实际上也是采用的自建电话会议的设备,并把这台设备分配给众多的用户使用,利用大家不可能同一时间开会的特点,把有限的资源卖给多个客户,这会造成系统随时处于高负荷状态,并且线路资源有可能有阻塞情况,所以你在使用运营电话会议平台时,有可能会出现无法参会的情况。另外由于部分电话会议运营商为了降低成本使用VOIP语音线路,语音经过高比例压缩,加上会议平台的处理能力问题,造成语音质量差、掉线、回声、噪音等情况的发生。使用独立部署的电话会议系统,可以有效避免以上问题,解决安全问题,语音质量好等特点。

五、降低费用
很多人会认为自建电话会议一次性投资大,不如采用运营月租的模式,实际上这是没有认真的算一比账。实际上自建电话会议系统的投入是很少的,与视频会议部署动辄几百万上千万的部署成本来比可以说是性价比极高。在使用上,更是可以做到半年收回全部投资成本,每年可以为企业节约大量电话会议通信费用。
以德西特为中原油田部署电话会议自建项目为例,中原油田2018年共召开电话会议3498次,召开电话会议216876分钟,平均参会人员10人。如采用运营电话会议平台,最少要花费高达585565元,而采用德西特自建的电话会议平台,每年最少节省30万以上会议费。综上所述,为大家总结了自建电话会议系统的五大优势,实际上很多大型企业都建设了自有的电话会议系统,用于日常沟通、董事会日常私密会议、应急情况的处置会议等。并形成了很好的与视频会议等手段的互通备份。如果大家对自建电话会议系统感兴趣可随时与我联系,我们会有更多的行业电话会议部署解决方案分享给大家。也可关注德西特公众号,随时发布相关信息资讯与大家分享。

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