电话会议的使用流程是什么?

电话会议的使用非常便利,无需复杂的流程就可以使用。目前市面上很多的电话会议服务商,还有很多企业都有自建电话会议系统。那么电话会议的一般使用流程是什么呢?掌握电话会议的使用流程极大的提高沟通效率,让远程办公更加深入到职场工作中,成为真正的生产力工具。

 1.申请电话会议账号

一般来讲,无论你是使用运营版本的电话会议还是企业自建电话会议系统,都需要有一个电话会议的管理员账号,拥有创建和组织电话会议的权限。这样才可以根据自己的需求创建电话会议。一些大型企业每个人都有一个电话会议账号,一般使用自己的邮箱进行登录和管理。如果你没有电话会议的管理员账号,可以与公司的IT人员进行申请。

2. 预约一个电话会议

在得到电话会议账号后,你可以预定一个电话会议,一般可以通过电子邮件、手机APP、电话会议预约网站等平台进行预约。预约时你需要提供电话会议的召开时间、召开时长、会议主题是什么等信息。

3. 分享电话会议系统性

在预定电话会议完成后,你会得到一个会议编号和会议密码信息。你需要把电话会议的接入号码和这个电话会议的编号、密码信息分享出去。在正规的商务场合,我们使用电子邮件进行分享。你可以将信息复制后通过电子邮件发送。当然一些电话会议也集成了电子邮件通知功能,可以直接发送。目前随着社交网络的发展,大多数电话会议信息也可以通过社交分享,将会议信息分享给参会者。

4. 参加电话会议

作为电话会议的组织者,在会议召开前最好提前5-10分钟拨入会场,可以提供维持会场秩序,另外也可以检测电话会议系统是否正常,对一些电话会议中要用到功能提前进行检查。

5. 电话会议召开中

在电话会议召开过程中,要注意维持会场秩序,安排会议流程,对于发言人进行管理,对影响会场的与会者进行静音、请出等操作。确保电话会议的会场秩序和品质。

6.电话会议的结束

电话会议结束后要确保所有与会者电话都已经挂断,确保会议正常结束。并对会后的录音和报表进行整理。做好会议纪要等工作。

 

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