提高企业沟通效率从电话会议开始

电话会议是一种高效的沟通手段。没有什么其它手段比快速的拨打一个电话更能解决问题的。你只需知道电话号码,可以在1分钟内召集几十乃至上百人的电话会议。所有参会人员无需额外的设备,无需安装任何软件和APP。无论是手机还是固定电话还是专业的会议话机。在任何环境下,都可以方便的参加电话会议。

然而电话会议在企业的应用中让企业管理者顾虑重重,高昂的资费往往成为电话会议应用的最大障碍。企业会为少部分人开能电话会议账号,并对用量进行控制,或者整合进审批系统,电话会议的召开要经过严格的审批。

这让本来像电子邮件一样方便的电话会议受到了制约,员工对于使用电话会议情绪不高,宁可通过一封接一封的电子邮件交互来解决问题,让本应该几分钟电话会议解决的问题,时间拉长到一个工作日。

多方通话
多方通话
通过正确的使用电话会议,在效率提升上会有显著效果,并且还有可能降低你的总体沟通成本。要如何做到这一点呢?

使用桌面分机召开电话会议

将电话会议推广到桌面,像发电子邮件一样,需要多人沟通协作的情况,使用桌面电话可以迅速的召开多人参加的电话会议,这是一种效率极高的沟通方式,将相关人员一次性召集,减少沟通的等待和反复时间。

电话会议到桌面可以为企业节省大量的会议室成本。大多数电话会议沟通在桌面完成,把实体会议室让给现场沟通的会议和视频会议,减少企业的会议室预约排期,释放稀缺资源。

使用专业会议话机召开电话会议

在电话会议的应用场景中,少不了有多人在同一地点参加电话会议的情况。通常使用桌面电话的免提功能,效果差强人意,普通桌面电话的免提设计并没有考虑更复杂的回声处理,在免提麦克风的收音上也没有做更多的处理。专业的会议话机具备更大的频宽,特别是现在基于VOIP的专业会议话机以及可以使用VOLTE功能的手机都可达到高保真级别的音质。

一般来讲,一个50平米的会议室只需要配置一台专业级别的会议话机就可以满足,专业的会议话机麦克风具备360度全向收音的麦克风,并且拾音距离可以达到3-6米。让电话会议有更好的音频体验。这会极大的提高效率。毕竟开会的目的就是为了把事情说清楚。

利用企业现有通信资源整合电话会议

电话会议具备多种召开方式,并且目前提供电话会议服务的越来越多,现在手机都可以召开最大6方的电话会议,几乎成了电信运营商的基础服务。但作为大型企业,电话会议的应用一般要对企业现有的资源进行一个评估,通过整合现有的通信资源与电话会议系统进行整合,让电话会议的应用更符合企业的特点。而不是简单的使用电话会议运营平台,去租用电话会议,被高昂的电话会议资费束缚,让电话会议这样的效率工具无法发挥出最大的优势。

比如企业具备现有的VOIP通信网络,可以将电话会议系统与企业现有通信网络整合,实现内部电话会议全免费。电话会议的应用可以轻松的覆盖全员,极大的提高电话会议的使用频率,平均3-6个月即可收回电话会议设备投资成本。

提前预订电话会议日程

在使用电话会议的过程中,要培养良好的电话会议使用习惯。做到电话会议的提前预约,提前通知。让所有参会者对电话会议主题有所准备。

Businessman marking on calendar for an appointment
选择合适的会议场景

电话会议具有很多种召开场景,同样,电话会议也并不是适合所有的多人沟通环境。所以在组织电话会议前,要对沟通的内容,召开场景进行评估。哪些电话会议适合组织者主动呼叫与会者。哪些会议适合发送会议信息,让与会者自主参加。哪些会议适合使用自有建设平台。哪些会议适合使用租用的云电话会议平台。会议的应用场景不同,电话会议的使用要求也不同,只有找到适合企业业务需求,符合使用习惯的场景, 电话会议的应用沟通才可以发挥出最大效能。

比如公司内部人员的小组讨论可以使用内部电话会议平台。大型的对外会议发布可以选择电话会议租用平台,按使用量付费。

电话会议的应用主要体现在效率提升上,全面评估企业现在通信资源,会议沟通习惯,根据企业自身条件设计电话会议的业务应用。让电话会议在提高效率的同时降低使用费用。让电话会议在企业沟通协作应用中起到重要作用。

下载自建电话会议白皮书

http://static.decitone.com/static/assets/datasheets/自建电话会议系统价值(白皮书).pdf

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