参加电话会议有哪些要注意的礼仪

电话会议作为日常工作中的重要沟通工具,任何一个职场人都不可避免的要参加各种电话会议。无论是内部工作的日常讨论,还是与合作伙伴,商业客户的商务沟通,电话会议都扮演着重要的角色。那么我们在日常工作中要如何召开电话会议呢? 参加电话会议有哪些注意事项呢?

 

提前了解电话会议信息

对于要参加的电话会议,要提前了解电话会议的相关信息,这些电话会议信息包括,电话会议的接入号码。可以提前使用要用来参加电话会议终端拨打,确保可以拨通。比如一些公司要经常召开跨国电话会议,主持方发来会议信息一般是所在国的电话号码。而很多公司并没有开通国际长途功能,导致会议开始时才发现无法拨通,延误电话会议的召开,给会议主持方带来了不好的印象。 如果可以提前测试一下是否可以接通,这种问题将不会发生。

另外电话会议信息包括会议室编号和密码信息,也可以稍微做些了解。最关键的就是电话会议的召开主题。您所须要的是更加召开主题,准备材料,做到有备而来。避免在电话会议中手忙脚乱,一问三不知的尴尬。

注意背景噪音的控制

因为电话会议的召开非常方便,有时也是非常随性,人们可以使用电话机、手机在任何地点参加电话会议,当我们参加电话会议时,要注意此时自己是否处在一个安静的环境下,因为如果你所处一个噪音非常大的地点,你的参会也会影响到其它人的会议体验,为避免这种情况的发生,我们尽量选择安静的地点参加电话会议,如实在无法避免,最好开启电话的静音,当要发言时,才打开静音,将影响降到最低。

使用专业的会议话机设备参会

使用专业的会议话机参会,可以获得更好的电话会议体验,同时也是对其它参会方的尊重,很多电话会议的质量问题往往是终端质量太差导致。因此配置专业的会议电话机是很有必要的。专业的会议电话机强有力的收放音效果,可以让电话会议体验更完美,同时,对于环境噪音,回声都有着专业的处理技术,一切都是为了电话会议召开的良好效果而设计。目前专业的电话会议设备虽然与普通电话相比有点小贵,但作为公司,选择专业的电话会议话机一定是一个不错的选择。

会议结束时的正确操作

在电话会议召开完成后,与所有与会人员进行道别后,注意挂断电话,特别是在会议室中参加电话会议,使用公司公用的电话会议终端,由于电话会议通过电话线路传输,如不及时挂断电话会产生电话费用,在电话会议结束时,要仔细坚持参会电话机是否挂机,避免产生不必要 费用。

 

电话会议的召开是一种多人的协作与沟通方式,参加电话会议的总体原则要尽量准备充分,不给其它人找麻烦,参会过程清晰准确的表达内容,相信你一定会在电话会议的交流中脱颖而出,在职场沟通中,给人干练,专业的印象。

 

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